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浅谈OA 公文流转系统在办公中的应用

时间:2014-04-26 09:17来源:未知 作者:刘江杰 点击:
OA 公文流转系统作为国华公司力推的信息化建设项目,OA 也称为办公自动化(OfficeAutomation),是一门综合性的科学技术,兴于上个世纪70 年代后的美国和日本。其在国华宝电的成功实施和应用成为国华电力信息化建设的一个亮点,同时与紫光档案系统、书生电子印
浅谈OA 公文流转系统在办公中的应用
文/刘江杰
OA 公文流转系统作为国华公司力推的信息化建设项目,OA 也称为办公自动化(OfficeAutomation),是一门综合性的科学技术,兴于上个世纪70 年代后的美国和日本。其在国华宝电的成功实施和应用成为国华电力信息化建设的一个亮点,同时与紫光档案系统、书生电子印章系统的接口,尤其是在使用过程中对OA 的流程进行了优化及再造。其成功的经验和失败的教训都是一笔宝贵的财富,值得我们去学习和借鉴。
【关键词】OA 流程 优化 接口 经验 教训 探索
1 引言
我公司OA 公文流转系统是一套针对国华电力发电公司的办公自动化系统。该系统是由浪潮公司在经过数家企业几年年的实践开发出来的,是一套兼具企业信息门户、知识管理、工作流管理、人力资源管理、公文管理、计划管理、会议管理功能的协同工作平台,是一个数字化的企业应用环境。该系统以工作流为整个协同平台的核心部分,通过工作流和表单把各模块的协同工作承载并被带向各个目标点,实现信息流、资金流和物流在企业内外部的无阻碍流动,并且在这过程中实现对已存储信息的更新,企业通过协同平台完成管理和运营过程,提升企业或团队的工作效率,使决策更准确、管理更高效。
2 OA系统上线和基本功能应用情况
项目在一个企业实施,首先要有领导层的大力支持,这是做好项目的前提和保证。国华宝电领导在信息化建设上一直给予大力支持,各部门在工作中也密切配合,同时公司成立了信息建设领导小组及信息化建设项目小组,在保证项目实施质量的同时,保证了工期, 为OA 公文流转系统项目在国华宝电成功实施奠定了基础。
我公司在项目实施伊始就很重视此项工作,克服了临时办公环境差,网络环境不好的各种困难,适时请公司领导从中协调,反复强调注意事项,在实际准备工作中,及时沟通。OA 项目组成员的积极工作和综合管理部的大力配合,确定相应的办公流程,使OA 系统实施进展顺利。国华宝电OA 公文流转系统实施及使用有以下几个优点:快——快速实施,因为应用数量不多,而且都是已经经过长期使用提炼的应用,因此仅仅经过简单的客户化工作就能上线使用;易——设计应用功能不复杂,界面友好和简单,因此员工能够快速上手使用。通——通用性强,所有应用都是经过挑选,在企业信息化建设过程中基本都会涉及的应用,只是做流程的优化及再造。省——由于应用系统本身的以上三个特点,因此系统建设的费用并不高,公司在并不沉重的投入后能够很快感受到OA 公文流转系统带来的高效和方便。
3 OA在国华宝电的流程优化及再造
(1)在国华公司成功实现OA 与紫光对接,通过紫光查询公文归档情况,同时实现了与书生电子印章系统的接口,使公文在流转过程中的加密保护。
(2)在国华宝电对流程进行了优化如:会议审批流程,如图1所示。
(3)在国华宝电首次使用了部室发文流程,使部门内部发文流程正式进入OA 公文流转系统;使日常办公实现了自动化,提高了工作效率,如图2 所示。
(4)在国华公司首次使用“周工作计划呈报流程”和“月工作计划呈报流程”。此流程是根据我公司各个部门周工作计划的呈报工作过程,及针对以前上报需签批等过程。此功能一使用,即获得了很好的应用效果,目前,各个部门的周工作计划及月工作计划都按照OA 公文流转系统中的周工作计划呈报流程及月工作计划呈报流程进行流转,节约了能源及时间,使我公司的办公效率大大提高。使公司成为节约型企业的步伐更快。周工作计划呈报流程,如图3 所示。月工作计划呈报流程,如图4 所示。
(5)在国华公司首次使用“固定资产采购流程”,该流程主要是针对综合管理部在固定资产申请购买及采购中的运用。
(6)在公司OA 公文流转系统中使用了“办公用品采购申请流程”及“办公用品领用流程”,主要针对公司各个部门在每月要提交办公用品计划及领用,在OA 中增加此流程方便快捷地实现了办公用品的采购及领用相关工作,提高了办公效率,基本实现了无纸化办公;同时也节约能源和环境保护,做到了节约和环保两个目标。
4 与紫光档案系统及书生电子印章系统接口的实例
4.1 OA公文流转系统与紫光档案管理系统接口的实施与应用
OA 公文流转系统与紫光档案系统的接口很成熟,但在推广永中Office 后出现了不兼容的问题,及时与开发人员联系和信息人员的仔细研究,首先解决了OA 公文流转系统与紫光档案系统的接口问题,确保了OA 公文流转系统的相关文件顺利归档,使今后的档案管理工作能有序、高效的进行打下了良好的基础。
4.2 OA公文流转系统与书生电子印章系统的口的实施与应用
为确保公文在流转过程中保密的原则,国华公司于08 年5 月推行书生电子印章系统,我公司领导非常重视,提前与书生公司联系,了解相关信息,提前做好OA 与书生电子印章系统的接口,于7 月初完成OA 公文流转系统和书生电子印章系统的接口工作;实现OA 中的公文流转与书生电子印章系统的无缝挂接;实现公文在流转过程中进行加密处理,加强了办公公文流转过程的保密工作,确保公文的安全、可靠。
OA 公文流转系统与书生电子印章系统的接口结构及公司系统内流转过程图如下5 结论OA 公文流转系统在发电公司的应用不只局限于使用,重要的是在于流程的优化及流程再造等深化应用的过程,她不仅仅给公司带来方便、快捷的办公条件,同时也能达到公司环保、节能要求。
作者简介
刘江杰(1975-),男,毕业辽宁工学院本科计算机科学与技术,工程师,职务:科技信息高级主管。
作者单位
神华福能发电有限责任公司生产技术部 福建省石狮市 362712
(责任编辑:我是管理员)
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